Precisa de um novo sistema de telefonia para o seu negócio? Aqui está um detalhamento do PBX em nuvem.
Um sistema PABX hospedado na nuvem é uma opção econômica de sistema telefônico comercial.
Os sistemas hospedados na nuvem oferecem uma ampla seleção de recursos valiosos e serviço consistente.
Se você não tiver uma conexão de internet confiável, um sistema de PABX em nuvem pode não ser adequado para o seu negócio.
Este artigo é para proprietários de empresas que estão pensando em mudar seu sistema telefônico para uma opção de PABX em nuvem e desejam aprender mais sobre esse tipo de sistema.
Os sistemas telefônicos de PABX hospedados na nuvem tornaram-se cada vez mais populares nos últimos anos. A capacidade de adicionar um sistema telefônico robusto com todos os recursos e ferramentas de que você precisa, sem precisar instalar ou manter nenhum equipamento, é particularmente atraente para muitas pequenas empresas. No entanto, para algumas empresas, ter um sistema telefônico totalmente dependente da força de uma conexão com a Internet não é o ideal. Antes de decidir se um sistema de PABX em nuvem é adequado para o seu negócio, é importante entender exatamente o que é um sistema de PABX em nuvem, como ele opera e os prós e contras.
O que é PABX em nuvem?
Um sistema PABX (private branch exchange) é uma rede telefônica de nível empresarial que permite a comunicação dentro e fora de sua organização. Um sistema de telefone comercial é diferente de serviços residenciais ou celulares, pois possui ofertas de serviços adicionais, que normalmente incluem conferência de chamadas, discagem de ramal, configurações de horário comercial para rotear chamadas fora do horário comercial, filas de espera de clientes e música em espera.
O PABX em Nuvem, também conhecido como PABX hospedado ou PABX virtual, é uma solução de PABX baseada em IP que é fornecida e acessada completamente pela Internet. Em vez de hospedar software em um servidor como os sistemas digitais fazem, o PABX em nuvem hospeda todos os softwares e dados na nuvem.
PABX Digital versus Nuvem
Os sistemas de telefonia em nuvem são uma ramificação dos sistemas PABX digitais – ou locais. Esses sistemas oferecem o mesmo nível de funcionalidade, mas diferem em onde o equipamento está localizado e como é mantido. As estruturas de custos dos dois sistemas também os diferenciam. Os sistemas telefônicos locais possuem equipamentos PABX alojados em grandes unidades de hardware que devem ser armazenadas no local. Os sistemas no local podem ser muito caros devido ao seu tamanho e aos requisitos para uma instalação de armazenamento especial. As empresas também estão sujeitas a manutenções regulares dispendiosas, uma vez que as máquinas são complexas e requerem atenção profissional.
Os sistemas telefônicos PABX digitais são monitorados usando uma central telefônica PABX. A central processa as conexões entre os telefones para facilitar uma chamada e controla muitos recursos do sistema telefônico de nível empresarial.
O PABX em Nuvem pega toda a funcionalidade de um sistema digital e a move para um espaço virtual, eliminando a necessidade de hardware e outros equipamentos, o que economiza dinheiro em instalação e manutenção. Os sistemas de PABX hospedados tornaram-se populares em grande parte porque são mais fáceis de usar e fornecem todas as funções de uma plataforma de PABX digital (e mais) sem exigir equipamentos caros e desajeitados.
Pensamento Chave: Um sistema telefônico PABX digital é uma solução no local, o que significa que todo o equipamento é armazenado em servidores dentro de sua empresa. Um sistema de PABX em nuvem não requer equipamento físico. Todo o equipamento fica armazenado na nuvem, tornando-o uma opção muito mais flexível.
Como funciona o PABX em Nuvem?
O PABX em Nuvem é um sistema de telefonia via Internet no qual o provedor é responsável por hospedar o equipamento de PABX e fornecer seus serviços telefônicos. Seu telefone de mesa se conecta a um roteador e todas as chamadas, sinalizações e recursos são tratados por meio de um servidor no local físico do provedor.
O PABX é responsável por rotear as chamadas recebidas, permitir transferências de chamadas para outros ramais e executar todos os recursos de comunicação do seu sistema telefônico, como chamada em espera e correio de voz. Seu sistema pode ser gerenciado usando um fluxo de chamadas, que é uma coleção de recursos e regras que você atribui a um determinado número de telefone.
Pensamento Chave: Em um sistema de PABX em nuvem, todos os softwares e dados são armazenados na nuvem. O equipamento PABX facilita todos os serviços telefônicos e permite funcionalidades como chamada em espera e correio de voz.
Como usar um fluxo de chamadas
Um fluxo de chamadas ajuda você a gerenciar como suas chamadas são roteadas. Uma configuração de fluxo de chamadas permite controlar quando, onde e como as chamadas são recebidas pelas principais linhas telefônicas comerciais. Isso significa que você pode definir determinados horários comerciais para receber chamadas, ver a localização do chamador ou controlar quem recebe a chamada. A interface do fluxo de chamadas varia de acordo com o provedor, mas a maioria oferece opções de personalização semelhantes para sua solução de PABX hospedada.
Por exemplo, você pode especificar quais telefones você ou seus funcionários estão usando, em que ordem esses telefones devem tocar (em paralelo ou em sequência) e quais serão as regras de tratamento de chamadas se ninguém atender.
Pensamento Chave: O fluxo de chamadas é essencialmente como as chamadas feitas para a linha telefônica da sua empresa são gerenciadas. Você pode controlar onde, quando e como as chamadas são tratadas com seu sistema.
Quais são os benefícios do PABX em nuvem?
Baixo custo
O maior benefício de um sistema de PABX hospedado em nuvem é seu baixo custo. Como um sistema PABX hospedado é fornecido como um serviço, você não precisa comprar nenhum equipamento físico; o único equipamento que você pode precisar são telefones de mesa habilitados para VoIP.
No entanto, você também tem a opção de rotear todas as chamadas para os telefones celulares dos funcionários. A falta de equipamento também ajuda a economizar nos custos de instalação e manutenção. Todos os seus serviços e recursos são totalmente hospedados na nuvem e mantidos pelo seu provedor, o que significa que o custo do seu serviço telefônico cobre atualizações e manutenções regulares. A maioria dos provedores oferece portais online através dos quais você pode gerenciar suas linhas telefônicas, atualizações e necessidades de manutenção.
Uma solução de PABX hospedada também oferece um controle significativo sobre quanto você paga, já que você paga apenas pelos recursos e linhas telefônicas de que precisa. Além disso, a maioria dos sistemas telefônicos corporativos hospedados na nuvem oferece chamadas domésticas ilimitadas, o que garante que os funcionários possam usar o telefone pelo tempo que quiserem, sem precisar se preocupar em acumular taxas adicionais.
Funcionalidades e flexibilidade
Os sistemas PABX baseados em nuvem oferecem benefícios significativos em termos de recursos e flexibilidade. À medida que o mundo se move cada vez mais para ambientes de trabalho flexíveis e não tradicionais, tornou-se uma grande prioridade de negócios estar acessível em qualquer lugar e a qualquer hora. Uma solução hospedada permite que você faça ligações de negócios através de seu smartphone ou computador desde que você tenha uma conexão com a internet, então se você está pensando em mudar sua empresa para um novo local, você não terá que se preocupar em carregar nenhum equipamento (exceto os telefones).
Seus funcionários podem personalizar suas configurações de telefone para o que for melhor para eles, como ter suas chamadas roteadas para o telefone de mesa e o computador ou para o telefone de mesa e o celular.
O PABX em Nuvem também oferece recursos como mensagens de texto, transcrição de correio de voz, gravação de chamadas e integração com serviços de fornecedores. Os recursos variam entre os sistemas, portanto, você deve explorar quais recursos você acha que sua empresa precisará e pesquisar para ver quais recursos cada fornecedor inclui e quais você deve comprar como complementos.
Aqui estão alguns recursos úteis adicionais que muitos sistemas PABX hospedados na nuvem oferecem:
- Gerenciamento online: os administradores podem fazer alterações no sistema telefônico, como adicionar usuários, atribuir números de telefone, criar grupos de toque e revisar relatórios de chamadas e extratos mensais de um portal online. Os funcionários podem fazer login no portal para verificar seu correio de voz, ver o diretório da empresa e configurar rotas de encaminhamento de chamadas.
- Grupos de chamada: um grupo de toque é usado para organizar seus funcionários em grupos pelo que eles fazem ou pelo departamento. Por exemplo, a equipe de vendas pode ter seu próprio grupo de toque para que, quando um cliente ligar para falar com um representante, todos nesse grupo de toque sejam notificados.
- Correio de voz para e-mail: esse recurso permite enviar arquivos de áudio ou transcrições de mensagens de correio de voz para a caixa de entrada de um funcionário.
- Fila de chamadas: as filas de chamadas ajudam a gerenciar o fluxo de chamadas colocando os chamadores em uma linha ou em espera até que um funcionário esteja disponível para atender a chamada.
- Chamadas ilimitadas: Isso permite que os funcionários façam quantas chamadas domésticas precisarem sem custo adicional.
- Videoconferência/webconferência: os usuários podem hospedar videoconferências que permitem o compartilhamento de tela, o que permite que os usuários visualizem e discutam documentos ou apresentações. Embora a capacidade de chamadas varie entre os provedores, alguns permitem que você tenha até 1.000 pessoas em uma chamada.
- Mensagens instantâneas: Este recurso permite que os usuários enviem mensagens online para colegas de trabalho.
- Mensagens de texto: os funcionários podem enviar mensagens de texto de suas linhas de negócios em vez de seus números de telefone pessoais.
- Atendente automático: Os atendentes automáticos são basicamente recepcionistas virtuais que atendem chamadas e transferem as ligações para os funcionários apropriados. Por exemplo, um chamador pode ouvir um atendedor automático dizer: “Pressione 1 para vendas, pressione 2 para atendimento ao cliente ou pressione 0 para falar com um operador”.
- Discagem de ramal: em vez de digitar o número de telefone inteiro de um funcionário, os funcionários podem discar alguns números para se conectar com colegas de trabalho.
- Chamada em conferência: você pode hospedar chamadas com centenas, ou às vezes milhares, de participantes ao mesmo tempo.
Serviço Confiável
Para muitas empresas, a comunicação telefônica é a espinha dorsal de suas atividades diárias, portanto, um serviço confiável é essencial. Um sistema de linha fixa tradicional usa cabeamento de cobre para transferir chamadas telefônicas, e esses cabos são vulneráveis a desastres naturais, vandalismo e desgaste geral, o que pode significar interrupções prolongadas do serviço telefônico.
Os sistemas de PABX em nuvem usam a internet, o que significa que seu serviço telefônico é tão forte quanto sua conexão com a internet. Como todas as suas informações estão na nuvem, seu sistema deve passar por pouco ou nenhum tempo de inatividade no caso de um problema. A redundância geográfica, que é quando o provedor possui vários servidores em locais físicos diferentes, é uma das medidas de confiabilidade mais comuns desses sistemas. Cada servidor contém informações idênticas, portanto, se um falhar, outro pode substituir quase instantaneamente.
Pensamento Chave: Os sistemas de PABX em nuvem são mais baratos e mais flexíveis do que os sistemas fixos tradicionais e no local. As soluções de PABX em nuvem também oferecem vários recursos valiosos, como chamadas ilimitadas, filas de chamadas e atendentes automatizados.
Quais são os contras de um sistema PABX hospedado?
Embora o serviço de PABX hospedado pareça ser a opção mais popular no mercado atual, um provedor de PABX hospedado pode não ser a opção certa para o seu negócio.
Se você não tem acesso à internet de alta velocidade, tem uma conexão de internet ruim ou não pode proteger adequadamente sua conexão, o PABX em nuvem pode trazer mais frustração do que vale a pena. O sistema é totalmente dependente da Internet e não funcionará corretamente sem uma conexão forte, portanto, se o seu provedor de serviços de Internet não for confiável ou cair com frequência seu serviço de Internet, o PABX hospedado não é adequado para você.
Além disso, por serem baseadas na Internet, as soluções de PABX em nuvem são mais suscetíveis a violações de segurança do que os sistemas digitais. Ao falar com fornecedores, certifique-se de perguntar sobre suas medidas de segurança e como eles protegem seus dados. Você deve garantir que eles tenham segurança física e de rede, segurança de endpoint de tronco SIP, monitoramento e detecção de fraude de tarifação e um sistema de monitoramento dedicado que o alerta sobre qualquer atividade suspeita.
Pensamento Chave: Com sistemas PABX hospedados na nuvem, a qualidade da chamada depende da conexão com a Internet, portanto, se for ruim, suas chamadas também serão. Este sistema também é mais vulnerável a falhas de segurança.